1. Objet
Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») illustre l'engagement de la société PLANINNOVIA, Société par Actions Simplifiée au capital social de 15 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d'Evry sous le numéro 900 626 706, au numéro de TVA intracommunautaire suivant : FR 32900626706 et dont le siège social est situé 3 rue Joliot Curie à Gif-sur-Yvette (91190) (ci-après la « Société ») eu égard au respect de la vie privée et de la protection des données personnelles des utilisateurs du site internet suivant : https://hopia.eu/ (ci-après le « Site »).
Le Site vous permet notamment :
- de découvrir la Société, ses fondateurs et le logiciel proposé par la Société (ci-après « la Solution Logicielle HOPIA ») ;
- de demander une démonstration de la Solution Logicielle HOPIA ;
- de vous connecter à votre espace client ;
- d'accéder aux offres d'emplois et de stages proposés par la Société ;
- de contacter la Société.
2. Traitements de vos données personnelles
2.1 Description des traitements de vos données personnelles
Conformément aux lois et réglementations en vigueur, la Société, agissant en tant que responsable de traitement, collecte certaines de vos données personnelles lors de votre visite sur le Site.
Afin de répondre à vos demandes de contact sur le Site ou pour demander une démonstration de la Solution Logicielle HOPIA par la Société, celle-ci agissant en tant que responsable de traitement, collecte vos données personnelles suivantes :
- Votre nom ;
- Votre prénom ;
- Votre adresse e-mail ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Le nom de votre établissement ;
- Votre code postal ;
- Votre fonction ;
- Objet du message.
Si vous êtes un professionnel de santé utilisant la Solution Logicielle, vous pouvez accéder à votre espace personnel sur le Site via le lien suivant : https://app.hopia.eu/login.
La Société, en sa qualité de responsable de traitement, collecte alors votre adresse e-mail.
Lors de votre connexion au Site, la Société, agissant en tant que responsable de traitement, collecte également vos données personnelles suivantes :
- Logs de connexion ;
- Données de connexion ;
- Adresse IP.
La Société utilise vos données personnelles pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base légale | Durée de conservation des données personnelles |
|---|---|---|
| Réception et gestion des demandes de contact | Le traitement est fondé sur votre consentement | Jusqu'au retrait de votre consentement ou trois ans à compter du dernier contact avec vous |
| Demande de démonstration de la Solution Logicielle | Le traitement est basé sur votre consentement et sur des mesures précontractuelles | Les données personnelles sont conservées pour une durée de trois ans à compter de la réception de la demande de démonstration |
Accès à votre espace personnel sur le Site Vérification de votre identité et aide, en cas de perte ou d'oubli du mot de passe lors de la connexion à votre espace personnel | Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat que vous avez conclu avec la Société et est basé sur votre consentement | Durée de la relation contractuelle entre vous et la Société / demande de suppression de votre espace personnel |
| Gestion des demandes de droits d'accès, de portabilité, d'effacement, de limitation de traitement, de rectification et d'opposition | Le traitement est nécessaire pour répondre à vos demandes d'exercice de droit et est basé sur votre consentement | Jusqu'à un an à compter de votre demande d'exercice de droit(s) |
| Gestion des demandes de droit d'opposition à la prospection commerciale | Le traitement est nécessaire afin de répondre à la demande d'exercice du droit d'opposition | Jusqu'à trois ans à compter de l'exercice de votre droit d'opposition |
3. Destinataires / transferts de vos données personnelles
L'accès à vos données personnelles est restreint aux seules personnes ayant besoin de vos données personnelles afin de réaliser la finalité propre au traitement.
Vos données personnelles peuvent également être communiquées par la Société à des tiers :
- si la loi ou une procédure juridique impose à la Société de partager vos données personnelles ;
- en réponse à la demande d'une autorité publique ou judiciaire (notamment en cas de réquisition judiciaire) ;
- lorsque la Société considère que la transmission de vos données personnelles est nécessaire ou appropriée afin d'assurer la sécurité des personnes ou protéger le public.
Le Site est hébergé par la société Netlify, Inc., dont le siège est situé 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, États-Unis. Dans ce cadre, vos données de connexion (notamment votre adresse IP) sont traitées par Netlify par l'intermédiaire de son réseau de serveurs, y compris en dehors de l'Union européenne.
Vos données personnelles peuvent donc faire l'objet d'un transfert en dehors de l'Espace Économique Européen, notamment vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par l'adhésion de Netlify, Inc. au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) et par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Les transferts liés à la mesure d'audience (Google Analytics) sont décrits à la section 8.
Les données que vous transmettez via les formulaires de contact du Site (demande de recontact, échange avec nos experts) sont également traitées par les sous-traitants suivants :
- HubSpot, Inc., dont le siège est situé Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, États-Unis, éditeur de l'outil de gestion de la relation client (CRM) dans lequel la Société enregistre et suit vos demandes. Le compte HubSpot de la Société est hébergé dans le centre de données européen de HubSpot ;
- EmailJS Pte. Ltd., qui assure l'envoi à la Société des e-mails de notification de ces demandes, au moyen de serveurs situés aux États-Unis.
Ces sous-traitants peuvent traiter vos données en dehors de l'Espace Économique Européen, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par l'adhésion de HubSpot, Inc. au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) et, pour HubSpot comme pour EmailJS, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
4. Sécurité des données personnelles
La Société veille à sécuriser vos données personnelles en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et met en place des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, tout moyen permettant de rétablir la disponibilité et l'accès à vos données personnelles ainsi qu'une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en place par la Société.
5. Conservation des données personnelles
Vos données personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient vos données, afin de répondre à vos besoins, pour remplir ses obligations légales ou réglementaires, afin de lui permettre d'exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques.
À l'issue des durées mentionnées ci-dessus, vos données personnelles seront supprimées ou la Société procèdera à leur anonymisation.
6. Vos droits sur vos données personnelles
Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droits d'accès et de rectification
Vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles.
Vous pouvez également demander la rectification de vos données personnelles qui seraient inexactes ou à ce que vos données personnelles incomplètes soient complétées.
Vous avez aussi le droit de connaître l'origine de vos données personnelles.
- Droit de suppression
Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque :
- Vos données personnelles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été traitées ;
- Vous avez choisi de retirer votre consentement (dans les cas où le consentement est la base légale du traitement), ce retrait n'impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ;
- Vous vous êtes opposé(e) au traitement de vos données personnelles ;
- Vos données personnelles ont été traitées de manière illicite ;
- Vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou
- La suppression de vos données personnelles est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur, notamment au regard des durées de conservation applicables.
- Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans le respect des obligations légales imposées à la Société.
- Droit à la limitation
Vous pouvez également demander la limitation au traitement de vos données personnelles si :
- Vous contestez l'exactitude de vos données personnelles ;
- La Société n'a plus besoin de vos données personnelles pour les besoins du traitement ; et
- Vous vous êtes opposé(e) au traitement de vos données personnelles.
- Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données
Vous avez la possibilité de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative, notamment basé sur le profilage.
- Droit à la portabilité
Vous pouvez demander à la Société de vous fournir vos données personnelles dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou demander à ce qu'elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement aux conditions suivantes :
- Le traitement soit fondé sur votre consentement ; et
- Que le traitement soit réalisé par des moyens automatisés.
- Droit d'émettre des directives anticipées sur le traitement des données personnelles après votre décès
En application de l'article 85, I de la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée, vous pouvez définir des directives sur l'exercice de vos droits prévus par cette section après votre décès (notamment sur la durée de conservation de vos données personnelles, leur suppression et/ou la communication de vos données personnelles), ainsi que désigner une personne chargée de l'exercice de ces droits.
En l'absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes de vos héritiers, tel que limitativement énoncé à l'article 85, II de la Loi Informatique et Libertés.
- Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles à tout moment.
Le retrait de votre consentement ne vaut que pour l'avenir et ne remet pas en cause la licéité d'un traitement effectué par la Société sur la base de votre consentement avant votre retrait ou la licéité d'un traitement fondé sur une autre base légale tel que par exemple l'exécution d'un contrat entre vous et la Société.
- Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Si vous avez des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de vos données personnelles, vous disposez d'un droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés via le lien suivant : Plaintes en ligne | CNIL.
La CNIL est également joignable aux coordonnées suivantes : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, téléphone : 01 53 73 22 22.
Vous êtes invité à informer le Délégué à la Protection des Données de la Société au préalable afin que la Société puisse traiter la demande et tenter de trouver une solution amiable.
Vous pouvez exercer vos droits précités et/ou poser toute question relative au traitement de vos données personnelles par la Société par courriel à l'adresse email suivante : dpo@hopia.eu ; ou à l'adresse postale suivante : Société PLANINNOVIA, Délégué à la Protection des Données, 3 rue Joliot Curie, 91190 Gif-sur-Yvette.
Afin que la Société traite le plus rapidement possible votre demande, vous pouvez indiquer dans cette dernière son objet et le contexte dans lequel vos données personnelles ont été traitées par la Société.
En cas de doute raisonnable sur votre identité, la Société pourra vous demander de lui fournir la copie recto verso d'une pièce d'identité en cours de validité.
7. Liens vers des sites tiers
Afin d'améliorer la qualité du Site, la Société peut inclure sur le Site des liens renvoyant vers des sites tiers. Ces sites ont une politique de confidentialité différente et indépendante de celle de la Société. Vous êtes invité(e) à consulter la politique de confidentialité des sites tiers que vous visitez.
8. Pixels de suivi des e-mails et cookies
Dans le cadre de ses communications par e-mail, HOPIA utilise, sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis, un pixel de suivi permettant de mesurer l'ouverture des e-mails.
Un pixel de suivi est un traceur invisible intégré dans un e-mail. Lors de l'ouverture du message, il envoie automatiquement une requête au serveur de messagerie, permettant de recueillir certaines informations techniques, telles que l'adresse IP du destinataire et un identifiant du pixel.
Ce dispositif permet de :
- mesurer le taux d'ouverture des e-mails et, si nécessaire, adapter la fréquence des envois afin de limiter les sollicitations inutiles ;
- mieux comprendre les centres d'intérêt des destinataires au regard des contenus proposés ;
- améliorer la qualité, la pertinence et l'efficacité des communications adressées.
Les modalités relatives au dépôt et à l'utilisation des cookies et autres traceurs sur le Site sont détaillées ci-dessous.
Cookies et traceurs déposés sur le Site
Le Site utilise un outil de mesure d'audience, Google Analytics 4 (fourni par Google Ireland Limited), afin de comprendre la fréquentation du Site et d'en améliorer le contenu. Ce traitement repose sur votre consentement (article 82 de la Loi Informatique et Libertés).
Aucun cookie de mesure d'audience n'est déposé tant que vous n'avez pas donné votre consentement via le bandeau affiché lors de votre première visite. Tant que vous n'avez pas accepté, Google Analytics fonctionne en mode « consentement refusé » et n'écrit aucun cookie. Vous pouvez accepter ou refuser librement, et modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » présent en bas de chaque page. Si vous retirez votre consentement, les cookies de mesure d'audience déjà déposés sont supprimés.
Si vous acceptez, les cookies suivants sont déposés :
| Cookie | Déposant | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
_ga | Google Analytics | Distinguer les visiteurs (identifiant pseudonyme) | 13 mois |
_ga_<ID> | Google Analytics | Maintenir l'état de session de la mesure d'audience | 13 mois |
Les données collectées (pages vues, durée de visite, type d'appareil, données de navigation pseudonymisées) sont traitées par Google en qualité de sous-traitant. Ce traitement peut impliquer un transfert de données hors de l'Espace Économique Européen, encadré par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne. La durée de conservation des données d'audience par Google est limitée à 14 mois. Pour en savoir plus : politique de confidentialité de Google.
9. Modification de la Politique de Confidentialité
La Société se réserve le droit d'apporter des modifications à la présente Politique de Confidentialité à tout moment.
La Société recommande de consulter régulièrement cette page en se référant à la date de sa dernière modification.
En cas de modification importante de la Politique de Confidentialité, la Société vous avisera de ces modifications.